Client Onboarding Specialist

Vagas Externas — Remotar · Niterói/RJ · remote · CLT · especialista

CLIENT ONBOARDING SPECIALIST Departamento: Operações / Experiência do Cliente Tipo de contratação: Full-Time Sobre a posição O Client Onboarding Specialist é responsável por garantir que a entrada de novos clientes e novos negócios ocorra de forma organizada, precisa e eficiente, desde as etapas iniciais da contratação até a abertura e o encaminhamento dos casos. A posição atua como um importante elo entre clientes e as equipes de Intake, Financeiro e Operacional, garantindo que informações, documentos, contratos, pagamentos e dados dos casos sejam devidamente conferidos, registrados e encaminhados. Buscamos um profissional organizado, atento aos detalhes, proativo e com excelente capacidade de comunicação, capaz de administrar diferentes demandas simultaneamente e oferecer um atendimento de qualidade aos clientes. Principais responsabilidades • Manter absoluto sigilo sobre todas as informações às quais tiver acesso no exercício de suas funções. • Zelar pela confidencialidade das informações relacionadas aos clientes, contratos e processos. • Garantir a correta transição de informações entre as equipes de Intake, Financeiro e Operacional. • Conferir a consistência e a exatidão das informações necessárias para a abertura e continuidade dos casos. • Assegurar o correto registro e encaminhamento de casos, documentos e demandas aos setores responsáveis. • Acompanhar as etapas iniciais da contratação, incluindo conferência das informações do processo, primeiro pagamento e plano de pagamento. • Prestar suporte aos clientes durante as etapas iniciais do relacionamento, realizando os encaminhamentos necessários. • Garantir o correto direcionamento e acompanhamento das demandas recebidas pelos diferentes canais de comunicação da empresa. • Colaborar com diferentes equipes internas para garantir a continuidade e a eficiência dos processos. • Contribuir para a organização e qualidade do processo de entrada, abertura e encaminhamento de clientes e novos negócios (New Business). Principais atividades • Conferir informações de clientes, valores, contratos e autorizações de pagamento. • Conferir e acompanhar o Sales Report. • Entrar em contato com clientes para solicitar informações ou documentos adicionais. • Realizar a abertura dos casos no MyCase, inserindo invoices e demais informações necessárias nos campos do sistema. • Encaminhar os casos abertos para auditoria do setor Financeiro. • Acompanhar o primeiro pagamento dos contratos e atuar junto ao cliente na resolução de eventuais problemas. • Encaminhar aos setores responsáveis os documentos recebidos dos clientes após a abertura do caso. • Solicitar o preenchimento de Intake Forms e outros formulários necessários nos casos de FOIA Pro Bono. • Direcionar e acompanhar New Business encaminhados pela equipe Operacional. • Realizar o agendamento de New Leads encaminhados pela equipe de Intake, pela Dra. Renata ou recebidos por e-mail. • Realizar o agendamento de clientes e leads com a advogada. • Receber reclamações de clientes, realizar o direcionamento adequado e acompanhar a demanda junto aos responsáveis. • Responder e direcionar as mensagens recebidas no e-mail principal da empresa. • Responder ou encaminhar as mensagens de texto recebidas pelo Lawmatics. • Garantir o correto fluxo de informações e demandas entre as equipes de Intake, Financeiro e Operacional. Competências e habilidades • Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita em Português e Inglês. • Organização, atenção aos detalhes e capacidade de acompanhamento. • Capacidade de conferir informações, identificar inconsistências e solicitar correções ou informações adicionais. • Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipe. • Boa capacidade de atendimento ao cliente e resolução de problemas. • Senso de prioridade e capacidade de administrar diferentes demandas simultaneamente. • Proatividade, responsabilidade e comprometimento com a qualidade e o cumprimento de prazos. • Facilidade para trabalhar com sistemas, plataformas de comunicação e ferramentas de gestão de informações. • Facilidade para aprender e seguir processos e procedimentos internos. • Perfil colaborativo e excelente capacidade de comunicação com diferentes equipes e departamentos. • Discrição e profissionalismo no tratamento de informações confidenciais. Perfil que buscamos Buscamos uma pessoa organizada, detalhista, comunicativa e proativa, que tenha facilidade para lidar com clientes e diferentes áreas da empresa. É importante ter capacidade de acompanhar uma demanda do início ao fim, identificar possíveis inconsistências antes que se tornem problemas e garantir que todas as informações necessárias estejam corretas e devidamente encaminhadas. O profissional deverá ter senso de responsabilidade, atenção aos detalhes e capacidade de trabalhar em um ambiente dinâmico, com diferentes prioridades e alto volume de informações.

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